PENGAWASAN (CONTROLLING)
Diajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah
Pengantar Manajemen
Di susun oleh:
Kelompok 4
Roni
Fardiansyah 121660134 Mister
Mahmud 121660172
Khoerul
Anwar 121660163 Mutiara
Sakinah Munggar 121660175
Imas
Alawiyah 121660156 Olivia
Sarah Almedina 21660182
Meri
Sri Gantini 121660169 Lina
Herlinayati 121660165
Putri
Karina 121660185 Nuraeni
Fauziah 121660180
Mutia
Addini 121660176
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA
(STKIP PGRI KOTA SUKABUMI)
TAHUN 2012
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah
dengan mengucapkan syukur kepada Allah SWT, akhirnya makalah ini dapat
diselesaikan sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan. Makalah ini berisikan tentang pengertian Pengawasan,
Syarat-Syarat, Tujuan dari Fungsi Pengawasan, Bentuk-Bentuk, Tahap-tahap,
Jenis-jenis, Alat Bantu dan Manfaat
pengawasan.
Selanjutnya
kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak
Deni Yunandar, SE selaku dosen mata kuliah Ilmu Pengantar Manajemen yang telah
memberi kesempatan dan kepercayaannya kepada kami untuk membuat dan
menyelesaikan makalah ini. Sehingga kami memperoleh banyak ilmu, informasi dan
pengetahuan selama kami membuat dan menyelesaikan makalah ini. Tidak lupa
kepada seluruh rekan kami yang membantu penyelesaian makalah ini baik berupa
bantuan moril maupun materil.
Setelah itu kami berharap semoga makalah ini berguna bagi
pembaca meskipun terdapat banyak kekurangsempurnaan di dalamnya. Akhir kata
kami meminta maaf sebesar-besarnya kepada pihak pembaca maupun pengoreksi jika
terdapat kesalahan dalam penulisan, penyusunan maupun kesalahan lain yang tidak
berkenan di hati pembaca maupun pengoreksi, karena hingga saat ini kami masih
dalam proses belajar. Oleh karena itu kami
memohon kritik dan sarannya demi kemajauan bersama.
Sukabumi, November 2012
Penyusun
Roni Fardiansyah
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ………………………………………………………………...... 2
Daftar isi
………………………………………………………………………….... 3
BAB I PENDAHULUAN
………………………………………………………..... 4
A.
Latar Belakang
Masalah ……………………………………………… 4
B.
Maksud dan Tujuan
…………………………………………………… 5
BAB II PEMBAHASAN
………………………………………………………...... 6
A.
Pengertian Pengawasan
……………………………………….…….. 6
B.
Syarat-Syarat
Pengawasan …………………………………….……. 8
C.
Tujuan dari Fungsi
Pengawasan ……………………………….…… 8
D.
Pentingnya Pengawasan
……………………………………………. 8
E.
Bentuk-Bentuk
Pengawasan ………………………………………… 11
F.
Tahap-tahap
Pengawasan …………………………………………... 11
G.
Jenis-jenis
Pengawasan ……………………………………………...15
H.
Alat Bantu Pengawasan
………………………………………………19
I.
Manfaat pengawasan
………………………………………………… 21
BAB III PENUTUP
……………………………………………………………......22
A.
Kesimpulan……………………………………………………………...22
B.
Saran-saran
…………………………………………………………….23
DAFTAR PUSTAKA………….....………………………………………………..
24
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pengawasan merupakan salah satu
fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses
mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting
karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang
kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang
digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan
pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed
back control).
Di dalam proses pengawasan juga
diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap
Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan
proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan
terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan
atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat
bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat
langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat
menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan
dari suatu tujuan organisasi.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Adapun maksud dan tujuan dari
pembuatan makalah ini yaitu:
1. Untuk
mengetahui Pengertian Pengawasan
2. Untuk
mengetahui Syarat-syarat Pengawasan
3. Untuk
Mengetahui Tujuan Fungsi Pengawasan
4. Untuk
mengetahui Pentingnya Pengawasan
5. Untuk
mengetahui Bentuk-bentuk pengawasan
6. Untuk
mengetahui Tahap-tahap pengawasan
7. Untuk
mengetahui Jenis-jenis pengawasan
8. Untuk
mengetahui Ala-alat Bantu Pengawasan
9. Untuk
mengetahui Manfaat Pengawasan
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN PENGAWASAN
Menurut Robert J. Mockler
pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil
tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah
dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengawasan adalah proses dalam
menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking
action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan
bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the
planned activities.
George R.
Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa
yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila
perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses
aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan
tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro
(1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui
manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai
dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang
telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan
korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat
sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga
mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang
sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah
keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang
atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau
rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan
adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system
informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
B. SYARAT-SYARAT
PENGAWASAN
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan
kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
C. TUJUAN DARI FUNGSI
PENGAWASAN
Menurut
Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian,
yaitu:
1. Adaftasi
Lingkungan
Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaftasi
dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik internal maupun
eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih saat ini , kualifikasi minimum
tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan
mengetik. Namun saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai
ujung tombak kegiatan sehari-hari.
2. Meminimalkan
kegagalan
Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya
perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka perusahaan
berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah
bagian produksi hanya menghasilkan 9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan
1000 unit tidak memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000 unit
dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar
target tersebut terpenuhi.
3. Meminimumkan
biaya
Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka
biaya dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas 1000 unit
tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya
malah menambah beban biaya produksi.
4. Mengantisipasi
kompleksitas dari organisasi
Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar
perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.
Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang
pekerja, atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen
lebih mudah untuk dilakukan.
D. PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu organisasi akan
berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang
berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah
dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap
organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
1. Perubahan
lingkungan organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan
atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan
kompleksitas organisasi
Semakin
besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih
efisien dan efektif.
3. Meminimalisasikan
tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para
bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat
kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan
telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Komunikasi
6. Menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan
standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian
pengambilan tindakan
E. BENTUK-BENTUK
PENGAWASAN
1.
Pengawasan Pendahulu (feeforward control,
steering controls, preliminary control).
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan
standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan
terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila
manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan
yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2.
Pengawasan Concurrent (concurrent control ).
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau pengawasan
yang terjadi ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls).
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah
dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak
sesuai dengan
F. TAHAP-TAHAP
PENGAWASAN
- Tahap Penetapan Standar
Tujuannya
adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan
sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar fisik
b. standar
moneter (biaya)
c. standar
waktu
- Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan
sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
- Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa
proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan,
metode, pengujian, dan sampel.
- Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan
untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa
bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai
manajer.
- Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila
diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan
dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman
(2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena
perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis
hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun
rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur
Kinerja
Langkah
kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai
terhadap standar yang telah ditentukan.
c.
Memperbaiki Penyimpangan
Proses
pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan
terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan
standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur
pelaksanaan
3. Membandingkan
pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki
penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang
dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1. mengukur
hasil pekerjaan,
2. membandingkan
hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan),
3. mengoreksi
penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan
yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran
yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan
antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan
kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan
mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak
akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa
aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.
·
Menetapkan
standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan
manajer mempunyai standard yang jelas.
·
Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh
mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan
perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
·
Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
·
Pengambilan
tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
G. JENIS-JENIS
PENGAWASAN
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat
dilakukan, yaitu:
1. Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan
oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang
bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara
pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control)
atau pengawasan yang dilakukan secara rutin. Contohnya : Kepala Sekolah mensupervisi guru ketika mengajar di kelas.
Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan
oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.
Contohnya : Pengawas Sekolah mensupervisi
guru ketika mengajar di sebuah sekolah, Pengawas UN mengawasi Peserta Didik
yang edang ujian di sebuah sekolah.
Atau
Kunjungan dari Kepala Dinas Pendidikan Prov. Jawa Barat ke SMP Islam
As-Syafi’iyah seperti terlihat dalam gambar di bawah.
2. Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai,
“pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu
dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya,
pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya
penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan
negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan
preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan
langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi
lebih awal. Contohnya : Yayasan
memonitori/ mendampingi dna mengevaluasi penggunaan anggaran sekolah binaannya.
Di sisi
lain, pengawasan represif adalah
“pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu
dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran,
di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah
itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan. Contohnya: Tim
Audit BPK memeriksa laopran penggunaan BOS.
3. Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan dekat (aktif) dilakukan
sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang
bersangkutan.” Contohnya : Mandor
mengawasi Buruhnya ketika bekerja.
Atau Tim Dosen mengawasi Peserta Sertifikasi dalam
kegiatan “Peer Teaching”. (Nampak digambar Drs.
Joko, M.Pd sedang menilai & mengawasi Peserta Sertifikasi tahun 2009)
Hal ini
berbeda dengan pengawasan jauh (pasif)
yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap
surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan
pengeluaran.” Contohnya: Perusahaan induk
mengawasi peusahaan cabang dengan laporan tertulis dan empiris.
Di sisi
lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid)
adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan,
tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak
berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid)
adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi,
yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
H. ALAT BANTU PENGAWASAN
Alat-alat
pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1.
Manajemen
Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen
pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan
kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian
dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua
persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan
organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2.
Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
o
Mengikutsertakan pemakai
dalam tim perancangan
o
Mempertimbangkan secara
hati-hati biaya system
Memperlakukan
informasi yang relevan dan terseleksi
Adanya
pengujian pendahuluan
Menyediakan
latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Sedangakan kriteria
utama MIS efektif yaitu :
·
Pengawasan terhadap
kegiatan yang benar
·
Tepat waktu dalam
pemakainya
·
Menekan biaya secara
efektif
·
System yang digunakan
harus tepat dan akurat
·
Dapat diterima oleh yang
bersangkutan
3.
Analisa
Rasio
Rasio adalah
hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka
lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada
berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba
organisasi.
4.
Penganggaran
Anggaran
dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada
periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan
diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber
keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu
dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran
juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran
adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan
anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang
telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang
direncanakan.
I.
MANFAAT
PENGAWASAN
1. Untuk memberikan ruang regular
untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka
2. Untuk mengembangkan pemahaman
dan keterampilan dalam bekerja
3. Untik menerima informasi dan
perspektif lain mengenaipekerjaan seseorang
4. Untuk menjadi dukungan baik
segi pribadi ataupun pekerjaan
5. Untuk memastikan bahwa sebagai
pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa
kesulitan, masalah dan proyeksi saja
6. Untuk memiliki ruang untuk
mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi
atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan
7. Untuk merencanakan dan
memanfaatkan sumberdaya pribadi dan frofesional yang lebih baik
8. Untuk menjadi pro-aktif bukan
re-aktif
9. Untuk memastikan kualitas
pekerjaan
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengawasan
merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan.
Tipe-tipe
pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan
pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed
back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan
(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan
–penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan
penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan
kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan,
Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Perancangan
proses pengawasan diantaranya yaitu; Merumuskan hasil yang di inginkan,
Menetapkan penunjuk hasil, Menetapkan standar penunjuk dan hasil, Menetapkan
jaringan informasi dan umpan balik dan Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi. Bidang strategik dalam pengawasan ialah Transaksi Keuangan, Hubungan
Manajer dan Bawahan, dan Operasi-operasi Produktif. Alat-alat pengawasan yang
paling umum ialah Manajemen Pengecualian (Management by Exception), Management Information System (MIS), Analisa Rasio
dan Penganggaran.
B. Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika
tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.
Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam
merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu
organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah
suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Sule,
Ernie Tisnawati, dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media
Group
Makasih banyak.. Good banget makalahnya (y)
BalasHapusTermikasih pak,, Sangat membantu dalam pembuatan makalah saya.
BalasHapus